O 5W2H é uma das ferramentas mais utilizadas nos modelos de gestão dentro de diversos negócios. Assim, tem um teor ágil quanto à execução de processos, a metodologia auxilia na tomada de decisões estratégicas que uma empresa deve ter para solucionar um problema. Por isso, ela é essencial para a estruturação de um plano de ação eficaz e claro.
O que é um plano de ação?
Não é raro ver empresas enfrentando diversos problemas em seu cotidiano, sejam estes em pequena ou grande escala. Contudo, muitas dessas organizações acabam não se planejando para resolver tais empecilhos, e o efeito desse descaso é a junção de diversos problemas, os quais podem resultar, em última instância, na falência desses negócios. Logo, para ultrapassar esses obstáculos, devem ser criados os planos de ação.
Dessa forma, um plano de ação nada mais é que “uma estratégia que será tomada para que sejam executadas uma ou mais ações, as quais tem como objetivo atingir determinado resultado”.
No caso das empresas, os planos serão executados para suprir as dores que essas vivenciam diariamente. Porém, é interessante saber quando e como os planos de ação irão ser eficazes nessas organizações.
Na série La Casa de Papel, presenciamos um dos maiores – e mais ambiciosos – planos já feitos nas séries de televisão: o assalto à Casa da Moeda –local em que se fabrica todo dinheiro em espécie de um país. Contudo, para que a estratégia fosse feita, o seriado revela que foram gastos mais de 25 anos em planejamento para que sua execução obtivesse resultados positivos.
Trazendo isso para mundo real, nota-se que muitos empreendedores demandam longos períodos para traçar planos de ação. Porém, nem sempre são obtidos os resultados esperados, e, nesses casos, ter desperdiçado tempo no planejamento acaba por gerar mais problemas ao invés de solucioná-los. Logo, uma questão a ser levantada é: um plano de ação eficaz demanda, necessariamente, muito tempo em sua estruturação?
O 5W2H nos prova que não.
Afinal, o que é o 5W2H?
Com surgimento no Japão, o 5W2H é uma metodologia criada por profissionais do ramo automobilístico para complementar estudos sobre como promover a qualidade nas indústrias. Dessa forma, ela é composta por 7 palavras (“what”, “why”, “who”, “where”, “when”, “how” e “how much”) e, com isso, propõe perguntas que servem como diretrizes para traçar os planos de ação de modo ágil e eficaz.
Para utilizar a ferramenta, basta anotar, em tópicos, cada uma das palavras do 5W2H com espaço suficiente para responder as perguntas. Desse modo, os planos de ação acabam por se tornar não somente mais visuais, mas também mensuráveis, visto que a ferramenta nos dá um norte sobre como devemos agir para atingir determinado objetivo.
A seguir, será mostrado a função de cada um dos “W” e seus objetivos.
What? (o que?)
O primeiro “W” nos dirá o que será feito, ou seja, “Qual a ação que virá a ser planejada?” Nessa etapa, o empreendedor ou a equipe devem ter noção do que eles podem fazer, pois aqui será definida a ação mensurável que irá ser tomada para atingir determinado objetivo.
Why? (Por que?)
O segundo “W” diz respeito ao motivo de se tomar aquela ação: “Por que essa ação é necessária?”. Assim, o intuito dessa pergunta é, além de dar um propósito para a execução, também servir de registro histórico. Isso porque, futuramente, alguém pode vir a esquecer o motivo de estar executando determinada ação, e para que haja o reconhecimento do valor no que está sendo feito, os indivíduos devem estar cientes do que estão fazendo.
Who? (quem?)
Já no terceiro “W” é questionado quem será o indivíduo ou grupo responsável(eis) por realizar aquele plano de ação. “Quem irá executar o plano?”. Dessa maneira, é importante estabelecer os atores que irão estar encarregados, pois isso evita que, posteriormente, as pessoas comecem negar sua responsabilidade em relação ao que foi planejado.
When? (quando?)
Quanto ao quarto “W”, deve ser estabelecido um determinado prazo para a execução do plano. “Quando começaremos a realizar a ação? Quanto tempo levará?”. O registro disso faz com que as pessoas passem a ter mais comprometimento e noção acerca do tempo que elas possuem para realizar as atividades. Assim, vale lembrar que a ideia do 5W2H é ser ágil e eficaz, logo é de suma importância que se estipule um prazo que seja o suficiente para realização do Plano.
Where? (aonde?)
O último “W” se refere ao local em que o plano será executado. “Onde o plano será desenvolvido?”. Apesar de ter sido criado para determinar ambientes físicos, também é possível adaptá-lo para ambientes virtuais. Ex: João deve fazer o banner de uma marca. Aonde? Em determinado site/ferramenta de edição.
How? (como?)
O primeiro “H” é referente ao passo-a-passo de como será feito o processo. “Como o plano será feito?”. É interessante que seja feito um fluxograma adaptável nessa etapa, pois pode haver, durante a aplicação do Plano, etapas que possam ser otimizadas.
How Much? (Quando custa?)
Por último, esse “H” indaga quanto será o custo para a realização de determinada atividade. Normalmente, associa-se essa etapa ao custo financeiro. Contudo, há outro modo interessante de visualizar isso, que é a contabilização do custo em horas de dedicação, pois a quantidade demandada de esforço para uma ação se resume no tempo em que ele é gasto.
Exemplo prático de um 5W2H em uma empresa fictícia
“A empresa fictícia LBB quer fazer uma campanha de marketing para aumentar seu número de clientes”
What: Promover uma campanha de marketing para uma empresa
Why: Para aumentar o número de clientes
Who: Departamento de Marketing
Where: Redes Sociais (Instagram e Facebook)
When: Durante um período de 30 dias úteis
How: Identificar as tendências do mercado → Relacionar os produtos da empresa com essas tendências → Promover uma campanha para a empresa
How Much: 5 mil reais ou 30 dias úteis
Logo, utilizando o 5W2H para traçar um plano de ação, seu negócio com certeza irá conseguir enfrentar os problemas que surgirem em menos tempo e de modo a atingir os resultados desejados. Quer entender na prática como isso pode ser aplicado ao seu empreendimento? Entre em contato com a gente e ache a melhor solução para seus problemas!
